Manuel pour Rédiger un Cahier des Charges pour Développer un Chatbot Assistant pour PME (RH, Commercial ou Autre)

1. Comprendre l’Objectif du Cahier des Charges

Un cahier des charges (CDC) est un document essentiel qui définit les besoins, les fonctionnalités et les contraintes pour le développement d’un chatbot assistant. Pour un chatbot destiné aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) dans des domaines comme les Ressources Humaines (RH), le commercial (ventes/marketing) ou d’autres secteurs (ex. : support client, logistique), il sert de référence pour les développeurs, évitant les malentendus et assurant un projet aligné sur vos attentes.

Pourquoi un chatbot pour PME ?

• Automatise les tâches répétitives (ex. : gestion des CV en RH, suivi des leads en commercial).
• Améliore l’efficacité sans gros investissements.
• Intègre des outils comme Slack, Microsoft Teams ou sites web.

Étapes Préliminaires :

• Identifier les Besoins : Réunissez une équipe (dirigeants, utilisateurs finaux, IT). Posez des questions : Quels problèmes résout le chatbot ? (Ex. : RH : recruter plus vite ; Commercial : qualifier des prospects).
• Définir le Public Cible : Utilisateurs internes (employés) ou externes (clients) ? Langues supportées (français, anglais) ?
• Analyser le Contexte : Budget (ex. : 5-20k€ pour un MVP), délais (3-6 mois), intégrations (ex. : CRM comme HubSpot pour commercial, ATS pour RH).
• Étudier la Concurrence : Regardez des chatbots existants (ex. : Drift pour commercial, Workable pour RH) pour inspirer sans copier.

2. Structure Générale du CDC

Organisez le document en sections claires, avec un sommaire. Utilisez un format Word/PDF, environ 10-20 pages détaillées, mais restez concis. Incluez des annexes pour schémas ou exemples.

Sections Clés à Inclure :

• Introduction : Contexte, objectifs, périmètre.
• Fonctionnalités : Détaillez les cas d’usage.
• Exigences Techniques : Plateforme, sécurité.
• Planning et Budget : Jalons, coûts.
• Critères d’Acceptation : Tests pour valider.

Astuces pour la Rédaction :

• Soyez précis : Utilisez des verbes d’action (ex. : « Le chatbot doit répondre en moins de 2 secondes »).
• Priorisez : Classifiez en « must-have » (essentiel), « should-have » (important), « nice-to-have » (optionnel).
• Incluez des KPI : Mesurez le succès (ex. : taux de résolution des queries à 80% sans intervention humaine).

Page 2 : Détails Techniques et Finalisation

3. Définir les Fonctionnalités Spécifiques

Adaptez au domaine :

• Pour RH : Gestion des candidatures (tri CV, planification entretiens), onboarding employés, réponses aux questions salariales.
• Pour Commercial : Qualification leads (questions automatisées), rappels follow-up, intégration e-commerce.
• Pour Autre (ex. Support) : FAQ dynamique, escalade vers humains, analyse sentiments.

Exemples de Fonctionnalités :

• Conversationnelle : Utilise NLP (Natural Language Processing) pour comprendre le langage naturel.
• Intégrations : API avec Google Workspace, Salesforce, ou bases de données internes.
• Personnalisation : Ton amical/professionnel, apprentissage via ML (Machine Learning) pour s’améliorer.
• Multicanal : Web, mobile, messageries (WhatsApp, Telegram).

Exigences Non-Fonctionnelles :

• Performance : Temps de réponse < 3s, disponibilité 99%.
• Sécurité : Conformité RGPD (données sensibles en RH/commercial), chiffrement.
• Accessibilité : Compatible mobiles, support vocal si pertinent.
• Évolutivité : Pour PME, commencez simple (rule-based) puis passez à IA avancée (ex. : GPT-like).

4. Planning, Budget et Suivi

• Phases du Projet :
  1. Analyse (1-2 semaines).
  2. Conception (prototypes, wireframes).
  3. Développement (2-4 mois).
  4. Tests et Déploiement.
  5. Maintenance (mises à jour IA).
• Budget : Estimez : Développement (50%), Outils IA (20% ex. : Dialogflow ou Rasa), Tests (10%), Formation (10%). Pour PME, optez pour open-source pour réduire coûts.
• Risques et Contingences : Anticipez (ex. : surcoûts IA, retards intégration).

5. Finaliser et Valider le CDC

• Rédaction Collaborative : Utilisez outils comme Google Docs pour feedbacks.
• Validation : Faites relire par stakeholders, signez.
• Annexes : Schémas flux conversationnels, mockups, glossaire (ex. : Bot vs. Agent IA).